E-protokół w polskim postępowaniu cywilnym – rys ogólny.

W żadnym z polskich aktów prawnym nie sposób odnaleźć definicji legalnej instytucji, jaką jest „protokół w postępowaniu cywilnym”. Można jedynie pokusić się o próby stworzenia takiej definicji na potrzeby konkretnych wywodów.

Tym samym można uznać, iż protokołem jest dokument będący sprawozdaniem z przebiegu czynności urzędowych, którego celem jest stwierdzenie istnienia lub nieistnienia istotnych dla sprawy faktów.

Wszystkie występujące w postępowaniu cywilnym protokoły są dokumentami urzędowymi w rozumieniu art. 244 k.p.c., uzasadnieniem czego jest cel ich sporządzenia.

Wprowadzenie do polskiego systemu prawnego nowej techniki zapisu przebiegu posiedzeń i rozpraw sądowych – w formie zapisu audio lub audio-wizualnego – nastąpiło na mocy ustawy z dnia 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. nr 108, poz. 684), która weszła w życie w dniu 1 lipca 2010 r. oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego (Dz. U. nr 175, poz. 1046), które weszło w życie w dniu 1 października 2011 r., a którego celem było szczegółowe uregulowanie kwestii związanych z protokołem elektronicznym.

Genezy powstania e-protokołu należy poszukiwać w ogólnej tendencji społeczeństwa do informatyzacji życia. Z uwagi na ciągłe dążenie, zarówno indywidualnych podmiotów, jak i państw oraz instytucji europejskich, unijnych, do podwyższania jakości swoich usług, szybkości zbierania i przekazywania danych, tworzone są nowe możliwości informatyzacji również w zakresie administracji państwowej i sądowej.

Przejawem tego typu tendencji są również prace Komisji Europejskiej nad programem eGovernement.
Jedną z inspiracji dla polskiego ustawodawcy przy wprowadzaniu w życie możliwości audio lub audiowizualnego zapisu posiedzeń i rozpraw sądowych, były doświadczenia innych systemów prawnych, w których został wdrożony e-protokół (Wielkiej Brytanii czy też Holandii).

Z doświadczeń tych państw, które urzeczywistniły informatyczną myśl protokołowania czynności sądowych, wynika, iż e-protokół znacznie usprawnia proces orzeczniczy poprzez skrócenie czasu trwania postępowań dowodowych (nawet o 1/3), czy też ułatwia zapoznanie się z zebranym materiałem dowodowym przez sąd orzekający, jak i sąd drugiej instancji przy rozstrzyganiu spraw odwoławczych.

E-protokół stanowi dokument urzędowy, będący dowodem przebiegu posiedzenia lub rozprawy sądowej. Jest nieodłączną częścią akt danej sprawy. W sprawach, w których jest stosowany protokół elektroniczny, pojawiają się dwie formy akt sądowych, które się wzajemnie uzupełniają, tj. forma akt tradycyjna zawierająca wszystkie pisma procesowe, zarządzenia przewodniczącego, postanowienia sądu oraz forma elektroniczna, którą będzie stanowić elektroniczny zapis posiedzeń i rozpraw sądowych.

Dopiero w przypadku, w jakim warunki techniczne sali rozpraw danego sądu nie pozwalają na tego typu utrwalanie przebiegu rozprawy, dopuszczalne jest sporządzenie protokołu tradycyjnego („pisemnego”).

Warto zauważyć, iż w świecie elektronicznym nie istnieje pojęcie oryginału i jego kopii. A zatem każdy egzemplarz e-protokołu należy traktować na równi z oryginałem ze wszystkimi tego konsekwencjami na gruncie procedury cywilnej. Przedmiotowy zapis dźwięku jest więc w przypadku sporządzenia protokołu elektronicznego odpowiednikiem kopii, odpisów i wyciągów z akt w sprawach, których akta mają formę wyłącznie pisemną.

Dokonując analizy przydatności i funkcjonalności e-protokołu w jego audio lub audio-wizualnej części, należy wskazać, iż zgodnie z art. 160 § 2 k.p.c., zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku nie podlega sprostowaniu. Wynika to logicznie z faktu, iż skoro zapis posiedzenia lub rozprawy w wersji audio lub audio-wizualnej jest wiernym odzwierciedleniem przebiegu posiedzenia/rozprawy, to jego sprostowanie staje się bezprzedmiotowe.

Rola protokolanta przy tym nie uległa znacznej zmianie. W dalszym ciągu udział tej osoby w sporządzaniu protokołu jest warunkiem koniecznym, aby protokół stał się dokumentem urzędowym. Różnica polega wyłącznie na stronie technicznej jego działania. Protokolant obsługuje rejestrator dźwięku lub dźwięku i obrazu, tj. „sporządza” protokół – w wersji elektronicznej, oraz protokół pisemny skrócony, jak również obie te części elektronicznego protokołu podpisuje. 

Do jednych z zadać protokolanta należy nanoszenie na protokół elektroniczny adnotacji (adnotacje, jakie mogą zostać naniesione na e-protokół dzieli się na publiczne oraz prywatne; prywatne adnotacje to indywidualne spostrzeżenia przewodniczącego dokonywane w trakcie posiedzenia lub rozprawy, do których dostęp ma wyłącznie dany sędzia), czyli danych tekstowych trwale powiązanych z zapisem elektronicznym, które zawierają informacje dotyczące przebiegu posiedzenia jawnego. Adnotacje mają na celu ułatwienie posługiwania się e-protokołem poprzez łatwiejsze wyszukanie konkretnego fragmentu zapisu.

Zapis foniczny lub audiowizualny jest opatrywany bezpiecznym podpisem elektronicznym. Podpis ten ma gwarantować identyfikację protokolanta, a także rozpoznawalność jakiejkolwiek modyfikacji treści protokołu.

Oznacza to, iż podpis taki nie jest gwarancją niedokonania w protokole zmian (uprawnionych lub nieuprawnionych), lecz powoduje, iż każda taka zmiana zostanie zauważona. Protokół skrócony jest podpisywany zarówno przez przewodniczącego, jak i protokolanta.

Na temat „odpisów” e- protokołu i jego transkrypcji, jak również zalet i wad c.d.n.